Het belang van beleidskaders in het gebruik van online tools

Het belang van beleidskaders

in het gebruik van online tools

In een dynamische bedrijfsomgeving heeft iedereen zijn eigen unieke benadering van online samenwerking. De manieren waarop we met versies van documenten omgaan, bestanden delen en mappen structuren, variëren van persoon tot persoon. In deze wereld van diversiteit zijn beleidskaders voor het gebruik van online tools niet alleen nuttig, maar absoluut noodzakelijk. Ze spelen een belangrijke rol bij het identificeren en verminderen van operationele risico’s en dragen bij aan een gestroomlijnde workflow binnen de organisatie. In deze blog verkennen we, aan de hand van een praktijkvoorbeeld, het kritieke belang van dergelijke beleidskaders. We zullen inzichtelijk maken hoe goed gedefinieerde richtlijnen de efficiëntie kunnen verhogen en tegelijkertijd helpen de integriteit van bedrijfsinformatie te bewaken, terwijl we ook de veelzijdigheid en flexibiliteit van online samenwerking omarmen.

Een praktijkvoorbeeld: de gedeelde projectmap

Onze senior cybersecurity consultant bij Fortezza Cybersecurity kwam dit onlangs tegen bij een klant. Op een maandagochtend bleek een binnen een projectteam gebruikte gedeelde map ineens leeg te zijn. Een van de teamleden, die dacht dat het om een lokale kopie ging, had de hele inhoud van de map verwijderd.

Wanneer een medewerker besluit op te ruimen, is dit in principe een positieve actie; het helpt bij het bepalen wat actueel is en wat overbodig is geworden. Dit maakt het zoeken naar de juiste versie of locatie efficiënter. Echter, zonder de juiste beperkingen kunnen dit soort goedbedoelde acties leiden tot problemen, zoals het verlies van belangrijke projectinformatie.

Dit incident laat zien dat we goed moeten nadenken over de toegangsrechten van verschillende medewerkers, want kleine dagelijkse handelingen kunnen leiden tot dergelijke ongewenste resultaten.

Optimalisatie van toegangsrechten voor veilige en efficiënte online samenwerking

In het huidige digitale tijdperk is online samenwerken via platforms zoals Teams en SharePoint de norm geworden. In deze virtuele werkomgevingen heeft iedereen invloed op de structuur en veiligheid van onze samenwerking. Een zorgvuldig beheer van toegangsrechten en gebruikersrollen is daarom van groot belang. Dit beheer vermindert niet alleen het risico op fouten, zoals het per ongeluk verwijderen van bestanden, maar verhoogt ook de algehele veiligheid door te voorkomen dat gevoelige informatie ongewild wordt gedeeld of blootgesteld aan risico’s. Effectief beheer van gebruikersrechten in een online samenwerkingsomgeving betekent het nauwkeurig afwegen van wie welke acties kan uitvoeren, terwijl ook wordt overwogen hoe deze rechten bijdragen aan een betere samenwerking en productiviteit. Het gaat om het vinden van een evenwicht tussen het beschermen van bedrijfsgegevens en het faciliteren van een naadloze, productieve samenwerking – een essentiële factor voor succes in elk modern bedrijf.

Beleid afstemmen op werkwijze van medewerkers

Alle vormen van beleid zouden naadloos moeten aansluiten bij de werkwijze van medewerkers. Daarbij wil je dat medewerkers begrijpen waarom bepaalde beperkingen worden opgelegd en waarom het belangrijk is om bepaalde zaken te beschermen of af te schermen voor verschillende rollen en functies. Wanneer een medewerker geen toegang nodig heeft tot bepaalde documenten, is het verstandiger om deze toegang niet te verlenen. Dit verkleint de kans op onbedoelde acties zoals het verwijderen, aanpassen of delen van informatie. Uitleggen waarom je een bepaald toegangsbeleid hebt, zorgt wel voor een beter begrip en naleving van de beleidsregels. Dit is dus een stap in het communicatieproces die je niet over wilt slaan.

Conclusie

In plaats van het volledig verbieden van het verwijderen van projectmappen, kan het effectiever zijn om dit te beperken tot bepaalde rollen of functies binnen het projectteam. Dit waarborgt de veiligheid en integriteit van projectgegevens, terwijl het de flexibiliteit en autonomie van teamleden niet inperkt. Door een doordachte aanpak te hanteren in het opstellen van beleidskaders voor hulpmiddelgebruik, kunnen organisaties voorkomen dat cruciale informatie verloren gaat en tegelijkertijd een productieve en efficiënte werkomgeving handhaven.

Andere kennisartikelen

Windows 11 en Cybersecurity: Hoe je veilig overstapt naar een nieuw besturingssysteem

10-03-2025

Windows 11 en Cybersecurity: Hoe je veilig overstapt naar een nieuw besturingssysteem Op 14 oktober 2025 stopt Microsoft met de ondersteuning voor Windows 10. Dit betekent dat er geen updates, technische ondersteuning of beveiligingsfixes meer worden aangeboden. Hierdoor wordt het systeem kwetsbaarder voor cyberdreigingen. Een overstap naar Windows 11 is daarom belangrijk, maar hoe zorg je ervoor dat dit veilig gebeurt? Het antwoord ligt in een goede voorbereiding en extra

Lees meer »

Hoe Fortezza een organisatie hielp bij het versterken van hun cybersecurity

10-02-2025

Hoe Fortezza een organisatie hielp bij het versterken van hun cybersecurity Cyberdreigingen worden steeds geavanceerder, en organisaties staan voor de uitdaging om hun digitale weerbaarheid te vergroten tegen mogelijke aanvallen. Onlangs hielp Fortezza een klant, actief in de grafische industrie, met een doordachte aanpak om hun cybersecurity naar een hoger niveau te tillen. In deze klantcasus delen we hoe ons team dit heeft aangepakt, welke uitdagingen zich voortdeden en wat

Lees meer »

NIS2 Board Room Training: Concrete voordelen voor uw organisatie

23-09-2024

NIS2 Board Room Training: Concrete voordelen voor uw organisatie In het snel veranderende digitale landschap is cybersecurity een strategische prioriteit geworden die directe aandacht van het bestuur vereist. De nieuwe NIS2-richtlijn onderstreept dit door specifieke opleidingseisen voor bestuursleden van essentiële en belangrijke entiteiten te introduceren. Onze NIS2 Board Room Training biedt concrete voordelen die uw organisatie helpen om niet alleen te voldoen aan de wettelijke eisen, maar ook om sterker

Lees meer »

Onze cybersecuritydiensten

Je ziet het: we leveren uiteenlopende diensten om jouw digitale beveiliging op orde te krijgen en te houden. Je kunt ons benaderen voor:

CISO as a Service: In het huidige, snel veranderende IT-landschap is het essentieel om de juiste strategische beslissingen te nemen op het gebied van informatiebeveiliging. Onze CISO as a Service biedt jou een ervaren Chief Information Security Officer die jouw organisatie helpt met het ontwikkelen, implementeren en handhaven van een effectieve informatiebeveiligingsstrategie. Deze service is gericht op het beschermen van jouw gevoelige data, het beheren van risico’s en het waarborgen van compliance, zodat jouw organisatie zowel veilig als in lijn met de laatste regelgeving opereert.

Managed Vulnerability Scanning Service: In een wereld waar digitale dreigingen continu evolueren, is het van cruciaal belang om proactief kwetsbaarheden in jouw netwerken, systemen en applicaties op te sporen. Onze Managed Vulnerability Scanning Service biedt jou een uitgebreide en gestructureerde aanpak voor het identificeren en mitigeren van cybersecurity-risico’s. Deze service is ontworpen om moderne organisaties te ondersteunen in het naleven van wet- en regelgeving en biedt best practices op het gebied van cybersecurity. Door regelmatig en systematisch te scannen, helpen we jou de veiligheid van jouw IT-omgeving te waarborgen en te anticiperen op mogelijke beveiligingsuitdagingen.

Vertrouw op onze expertise om jouw digitale beveiliging niet alleen op orde te krijgen, maar ook te houden in een voortdurend veranderende digitale wereld.